La penultima puntata di “Esportare senza Rischi” affronta il tema della corretta conservazione ed archiviazione dei documenti, fondamentale per le Pmi esportatrici che vogliono garantirsi una maggiore tutela.

Nelle puntate precedenti della rubrica “Esportare senza Rischi” sono stati affrontati diversi aspetti ed illustrati alcuni accorgimenti utili a tutelare maggiormente l’esportatore. Tuttavia l’esperienza pratica insegna che spesso è inutile adottare tutti questi accorgimenti se poi non si conservano ordinatamente i documenti.

Nella pratica, sono frequentissimi i casi in cui informazioni fondamentali per affrontare un contenzioso erano contenute in messaggi mail che sono andati persi per le più svariate ragioni (virus, danneggiamento dei file di posta, cancellazione accidentale, ecc.)

Organizzarsi è quindi fondamentale dotandosi di un fascicolo relativo ad ogni contatto estero, nel quale conservare una copia stampata di tutti i documenti importanti quali contratti, messaggi nei quali si stabiliscono condizioni aggiuntive o particolari, ecc.

Una possibile soluzione è quella di conservare le informazioni rilevanti in un dossier, o fascicolo, relativo al singolo ordine, cliente o intermediario.

Anche se ogni esportatore ha il suo sistema organizzativo (con soluzioni software spesso personalizzate) talvolta gli approcci più “antichi” si rivelano i più pratici.

Cliccando sui seguenti link è possibile scaricare tre esempi di semplici fascicoli che ogni esportatore può realizzare internamente stampando il modulo su un foglio di carta formato A3 (il doppio del formato A4) e piegarlo a metà per ottenere in modo economico ed immediato un “fascicolo” in cui inserire informazioni e documenti (mail importanti, copia delle proposte, ecc.) e prendere annotazioni:

Esempio di Fascicolo Cliente Estero A3

Esempio di Fascicolo Corrispondente Estero A3

Esempio di Fascicolo Nuova Richiesta - Proposta A3

Infine si sottolinea che, a prescindere dal sistema organizzativo adottato, è importante conservare le informazioni ed i documenti rilevanti anche in formato cartaceo, per non correre il rischio che perdite di dati accidentali le rendano irrimediabilmente perdute.

Per maggiori informazioni sui concetti affrontati nella guida “Esportare senza Rischi” pubblicata a puntate in esclusiva su Exportiamo.it e per implementarli concretamente nella vostra azienda è possibile contattare l’Avvocato Fulvio Graziotto (GRAZIOTTO LEGAL) al seguente indirizzo mail fgraziotto@graziottolegal.com.

Fonte: a cura di Exportiamo, di Avv. Fulvio Graziotto, redazione@exportiamo.it

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