Il recupero dell’IVA pagata all’estero: un’opportunità concreta per le imprese

Ogni anno, migliaia di aziende italiane sostengono spese in altri Paesi europei per partecipare a fiere, concludere trattative commerciali, effettuare trasporti o acquistare beni e servizi. Queste attività comportano il pagamento dell’IVA locale, un costo che – nella maggior parte dei casi – può essere legalmente recuperato.

Eppure, molte imprese non conoscono a fondo questa possibilità o la ritengono troppo complessa da gestire. Il rimborso IVA estera non è solo un’opportunità, ma un diritto previsto dalla normativa europea, che consente alle aziende di ottimizzare i costi e migliorare la liquidità.

Accedere a questo rimborso significa agire in modo consapevole e strategico, trasformando una voce di spesa in una leva economica concreta.

Il quadro normativo europeo: cosa prevede la Direttiva 2008/9/CE

Il diritto al rimborso dell’IVA estera è regolato dalla Direttiva 2008/9/CE del Consiglio dell’Unione Europea. Questa norma stabilisce che le imprese soggette a IVA in uno Stato membro, ma non stabilite nel Paese in cui hanno sostenuto le spese, possono chiedere il rimborso dell’imposta assolta in quel territorio, a condizione che non abbiano effettuato operazioni imponibili nello Stato in questione.

La procedura avviene interamente in via elettronica, attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate del Paese in cui l’impresa è stabilita. Da qui, l’istanza viene trasmessa all’amministrazione fiscale dello Stato estero competente.

È un meccanismo pensato per facilitare il commercio intra-UE, tutelare la parità di trattamento tra imprese nazionali ed estere, e sostenere la libera circolazione di beni e servizi nel mercato unico europeo.

La normativa prevede tempistiche precise per la presentazione, l’esame delle richieste e l’erogazione del rimborso. Il rispetto di tali termini e la corretta compilazione delle istanze sono fondamentali per evitare rigetti e ritardi.

Quando e dove è possibile richiedere il rimborso?

Le imprese possono ottenere il rimborso dell’IVA versata in altri Paesi dell’Unione Europea (e in alcuni casi anche extra-UE) per una vasta gamma di spese aziendali.

Tra le categorie più comuni:

• Spese per partecipazione a fiere internazionali
• Pernottamenti in hotel e viaggi d’affari
• Noleggio di veicoli o carburante utilizzato all’estero
• Acquisto di beni e servizi utilizzati per attività operative

Ogni Stato applica regole, scadenze e procedure specifiche, ma il principio di base resta: se l’azienda non ha una stabile organizzazione nel Paese in cui ha sostenuto le spese, può richiedere il rimborso dell’IVA secondo la Direttiva 2008/9/CE.

Attenzione ai tempi

Le richieste devono essere presentate entro il 30 settembre dell’anno successivo a quello in cui è stata sostenuta la spesa. La procedura, se seguita correttamente, consente di recuperare fino al 100% dell’IVA pagata, in tempi che variano in base al Paese e alla completezza della documentazione.

I vantaggi per le aziende

Recuperare l’IVA estera non è solo un modo per ridurre i costi: è un’opportunità per razionalizzare la gestione finanziaria e dimostrare un controllo puntuale delle spese operative.

Benefici principali:

• Maggiore liquidità aziendale
• Recupero di costi altrimenti non deducibili
• Migliore gestione del budget per attività internazionali
• Incremento del ROI su eventi e trasferte all’estero

Il rimborso IVA estera diventa così uno strumento di ottimizzazione finanziaria, accessibile anche a PMI e microimprese che partecipano a fiere o effettuano trasferte in Europa.

I rischi della non attivazione del rimborso

Sottovalutare o ignorare il recupero dell’IVA estera comporta rischi economici reali:

• Perdita definitiva delle somme versate, anche quando rimborsabili
• Danni alla marginalità nei progetti internazionali, con costi occulti che riducono il ROI
• Mancanza di tracciabilità contabile, che può compromettere audit interni o verifiche fiscali
• Disallineamento rispetto alle best practice internazionali, soprattutto per aziende con presenza su più mercati

In alcuni settori – come quello fieristico, dell’autotrasporto o della consulenza – il mancato rimborso dell’IVA può generare perdite cumulabili significative nel medio periodo.

Non si tratta di un errore formale, ma di una rinuncia concreta a liquidità disponibile, che può invece essere reinvestita in attività produttive o innovazione.

Gli ostacoli più comuni (e come superarli)

Nonostante la normativa europea sia chiara, il processo di rimborso può risultare complicato per chi non ha familiarità con le procedure fiscali estere. Tra le principali difficoltà riscontrate dalle aziende:

• Modulistica diversa per ogni Paese
• Lingua e documentazione da tradurre
• Regole differenti su spese ammissibili e soglie minime
• Scadenze rigide e sanzioni per errori formali

Affidarsi a professionisti specializzati è il modo migliore per evitare errori e ritardi, e per ottenere il rimborso nella misura più completa possibile.

Come funziona la procedura

Il processo di rimborso si articola in alcune fasi essenziali:

Raccolta documentazione → Fatture, ricevute e giustificativi validi ai fini fiscali

Verifica ammissibilità → Controllo della coerenza con la normativa dello Stato estero

Presentazione istanza → Invio telematico tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate o attraverso il rappresentante fiscale

Monitoraggio e gestione dell’istruttoria → Comunicazioni con l’amministrazione fiscale estera e gestione di eventuali richieste integrative

Rimborso → Accreditamento diretto sul conto corrente aziendale

La presentazione corretta della documentazione e il rispetto delle scadenze sono elementi determinanti per l’approvazione della domanda.

Un’opportunità da non trascurare

Nel panorama della fiscalità internazionale, il rimborso dell’IVA estera è uno degli strumenti meno utilizzati e più sottovalutati dalle imprese italiane. Eppure, rappresenta una fonte di risparmio immediata, concreta e del tutto legittima.

Non è solo una questione di compliance: chi recupera l’IVA si dimostra più attento alla gestione dei costi, più consapevole della propria presenza sui mercati esteri, e più preparato a navigare nel complesso sistema normativo europeo.

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Articolo Publiredazionale a cura della Redazione di Exportiamo in collaborazione con Tecno Vat.

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