Come impostare un messaggio di “Out of office” durante le ferie

Come impostare un messaggio di “Out of office” durante le ferie
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13 Agosto 2018
Categoria: Management & Servizi

Anche se probabilmente saranno pochi quelli che si potranno permettere di chiudere completamente le comunicazioni con il mondo del lavoro durante le ferie, è opportuno ricordare che, anche secondo la scienza, staccare la spina per qualche giorno è un bisogno fisiologico che consente di rigenerarsi e di affrontare le nuove sfide che si presenteranno al ritorno con più energia ed entusiasmo.

Ma quali sono le formule più giuste per riservarsi qualche settimana di vacanza senza ansie e tornare senza trovare brutte soprese? Il segreto consiste nell’organizzarsi per tempo, programmando le attività che possono essere anticipate e posticipando quelle meno urgenti.

E soprattutto, per evitare di essere “bombardati” da mail e telefonate mentre ci si sta godendo un bel cocktail sulla spiaggia, sarebbe opportuno impostare un messaggio di risposta automatica nella vostra casella di posta elettronica. La sua utilità infatti è di estrema importanza e contribuirà alla pace mentale!

Ecco alcuni suggerimenti pratici e molto semplici da seguire, per scrivere un messaggio di “Out of office” efficace:

  • segnalare il periodo in cui saremo assenti dal lavoro: è un accorgimento da non sottovalutare, in quanto chi ci scriverà saprà esattamente i giorni in cui non saremo reperibili e di conseguenza non si aspetterà una risposta fino al rientro previsto;
  • indicare il contatto di una o due persone (colleghi) a cui fare riferimento nei giorni in cui non saremo operativi: un ottimo modo, molto professionale, in grado di fornire una soluzione alternativa a chi ci contatta, che ha così la possibilità di risolvere comunque un eventuale problema che non può attendere;
  • scrivere il messaggio in doppia lingua (inglese e italiano) se si lavora in una multinazionale o se spesso si comunica o si collabora con persone che parlano ad esempio, in inglese. Sarà sufficiente inserire il testo prima in inglese e subito dopo, tra parentesi, la traduzione in italiano.

Una forma elegante per comunicare la propria assenza può essere quella di iniziare la mail con un ringraziamento per l’averci contattato e chiudere con una formula altrettanto gentile, senza dimenticare la propria firma.

Da evitare invece messaggi complicati del tipo: “Buongiorno, sarò assente fino al 15 agosto. Fino al 27 luglio potete contattare la segretaria, ma solo la mattina, oppure il mio collega xxx nel pomeriggio. Sarò raggiungibile al cellulare solo nell’intervallo di tempo compreso tra xxx e xxx ma risponderò solo agli sms. Buona estate e a presto”.

Ci sono anche delle cose che sarebbe opportuno non scrivere proprio nel messaggio di out of office. È fondamentale tenere presente che si tratta di un messaggio “standard” che verrà inviato a tutti coloro che proveranno a contattarvi, pertanto è meglio evitare di scriverlo in maniera ironica: “Causa neuroni bruciati e cattiva aria in ufficio scappo su un’isola deserta, naturalmente senza pc, né connessioni. Ci risentiremo a partire dal (triste) caffè delle nove del 1° Settembre!”. Potrebbe essere divertente per qualche collega che vi conosce bene e lavora a stretto contatto con voi, ma non di certo per la maggior parte dei clienti e dei fornitori.

Avete impostato la mail di risposta automatica seguendo i nostri suggerimenti? Bene, adesso siete pronti per partire! Buone vacanze!

Fonte: a cura della Redazione di Exportiamo, redazione@exportiamo.it

© RIPRODUZIONE RISERVATA

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